¿Qué es la planificación de contingencia y cómo puede ayudarte a gestionar mejor tu tiempo?
La planificación de contingencia puede ayudar a optimizar hasta en un 20% la agenda diaria
La planificación de la gestión del tiempo consiste en armar una lista de tareas pendientes, priorizarlas y luego programarlas. Todos estamos familiarizados con este tipo de administración de agenda, sin embargo, existe también la planificación de contingencia, que no se usa con tanta frecuencia pero puede ayudar a optimizar hasta en un 20 por ciento la agenda diaria de acuerdo con Michael Parke, de la escuela de negocios Wharton, Estados Unidos, y coautor de un estudio que analiza los dos tipos específicos de planificación diaria para los empleados.
¿Qué es probable que salga mal? ¿Qué es probable que se retrase en mi trabajo? ¿Voy a ser interrumpido? Y si es así, ¿cómo responderé? Son las preguntas que el también escritor menciona nos debemos hacer en una reciente entrevista para el World Economic Forum, las cuales permitirán prepararse con anticipación y elaborar una agenda productiva.
“Cuando planificamos, somos demasiado optimistas. Existe algo llamado falacia de planificación, donde siempre somos ambiciosos y pensamos que las cosas sucederán más rápido y se harán antes de lo que esperamos. Eso se debe a que no tomamos en cuenta las interrupciones, ya sea que los demás nos interrumpan o que nos distraigamos a nosotros mismos. Por lo tanto, las cosas toman más tiempo”, mencionó el coautor del estudio ‘Cuándo la planificación diaria mejora el desempeño de los empleados: la importancia del tipo de planificación, el compromiso y las interrupciones‘.
Agregó que hay tres pasos para armar una agenda productiva menos estresante. El primero es elaborar el plan del día que incluya las tareas que debe realizar para avanzar en sus proyectos. El segundo paso es considerar qué tipo de día va a tener. Para esto, añade, la mejor manera de hacerlo es mirar el pasado, analizar algunos patrones repetidos de sus días; y tercero, definir que tipo de planificación es la mejor para tener un día productivo: la planificación de tiempo tradicional o la planificación de contingencia.
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El estudio, para el que encuestaron a unas 200 personas de todo tipo de profesiones, arrojó también que quienes tienen un puesto de nivel medio-alto, como coordinadores o gerenciales, son más propensos a tener un día con interrupciones, dado que su agenda no solo está integrada por sus actividades sino en ocasiones también la de sus subordinados y de sus superiores, por lo que sus días tienden a ser más extensos y, ante esto, una planificación que tome en cuenta las contingencias puede ayudarles a lograr una jornada menos extenuante.
Añadió que el estudio permitió descubrir que, en promedio, ambos tipos de planificación aumentaron de forma independiente el compromiso de los empleados y su productividad.
“Hacer listas se siente como si estuvieras progresando, pero con la planificación de contingencias, está reaccionando a las interrupciones y no atascándote”, finalizó.
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