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Cómo pasar de realizar simples reuniones a Reuniones Eficientes

Identificar el tipo de reunión que debe realizar tu equipo así como prepararla a detalle, son dos temas importantes para evitar caer en juntas de trabajo innecesarias y estériles.

El exceso de reuniones se ha vuelto una práctica común en la mayoría de las empresas. Derivadas del exceso de deseo de control y seguimiento que tienen principalmente las puestos medios-altos, suelen, lejos de permitir avanzar en los proyectos, ocasionar cuellos de botella que a su vez derivan en empleados estresados y que en su mayoría deben invertir horas extras para poder operar las responsabilidades y tareas de sus puestos.

Un experimento del Instituto Tecnológico de Massasusets que consistió en eliminar al cien por ciento las reuniones de trabajo en 100 empresas con más de mil empleados, dio como resultado el aumento del 73 por ciento en su productividad y una reducción del 53 por ciento en el estrés de los empleados.

Los negocios de México lucen lejos de adoptar estas medidas innovadoras, por lo cual, mientras se llega a ese nivel, es importante que sus juntas pasen de ser simples reuniones a Reuniones Eficientes, corporativos importantes como Coppel recomiendan primero identificar los tipos de reuniones que hay así como el objetivo de cada una.

La empresa minorista las divide en Reuniones Ejecutivas, Reuniones Corporativas y Reuniones Informativas.

Las Reuniones Ejectutivas se llevan a cabo cuando es necesario crear conciencia común sobre una situación, con sus riesgos, oportunidades, recursos y problemas para que toda la inteligencia del equipo pueda realizar un plan, satisfaciendo el objetivo de la misma.

Las Reuniones Corporativas tienen por objetivo la toma de alguna o algunas decisiones, ya sea para analizar, afrontar un problema o buscar la manera de evitarlo o reducir su impacto, así como también para trazar conjuntamente la ruta de un proyecto.

Y finalmente, las Reuniones Informativas tienen por objetivo dar a conocer algún comunicado en general y no incluyen toma de decisiones importantes. Así mismo, señala la importancia de realizar las actividades que se deben llevar a cabo antes de la reunión, durante la reunión y después de la misma.

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En esta primera parte de tres de esta serie de consejos para Reuniones Eficientes, se abordan aquellas acciones que se deben llevar a cabo previo a la realización de una reunión:

  • Toman en cuenta que el único objetivo de tener una reunión es decidir inteligentemente, comprometerse con determinación y ejecutar impecablemente.
  • Evita realizar reuniones que solo sean informativas, como apoyo a esto utiliza medios alternativos tales como correo, comunicados, llamada telefónica, entre otros. Sii aún así quieres convocar la reunión, lo debeaás poner de manifiesto en el comunicado donde lo anuncias y declarar a los participantes que la reunión es informativas.
  • Con el fin de lograr la máxima productividad, prepara el material: la agenda de la reunión, el objetivo general de la misma, objetivos específicos y los puntos a tratar, y envíalo a los invoucrados por lo menos dos días antes de la cita para que vayan preparados.

Si la presentación supera las 10 diapositivas y la documentación más de cinco páginas, se debe añadir una sinopsis de la información en una sola página.

Además, el material de una reunión debe satisfacer el objetivo de la misma.

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  • Selecciona adecuadamente a las personas que participarán. Escoge solamente a aquellas cuya presencia sea necesaria para la toma de alguna decisión.

Considera la posibilidad de que un participante podría hacerse acompañar por una persona dada la pertinencia de su presencia en la reunión. En dado caso, te lo deben de comunicar con el propósito de que puedas validar tal acción.

  • Convoca con antelación a los asistentes, esto con la intención de que tengan el tiempo suficiente para preparar sus intervenciones.
  • Selecciona roles de los participantes tales como:

Líder: Responsable del tema, convoca la reunión y define su objetivo.

Secretario: Hará la minuta de la reuinión y corroborará los compromisos y/o comisiones
asumidos.

Moderador: Revisará si se están cumpliendo con los tiempos previstos.

Persona que se hará cargo de las presentaciones, y personas que se harán cargo de contar los votos, si fuera necesario. Cuando se convoque a una reunión y no se pueda asistir, informarlo mínimamente un día antes y ofrecer una disculpa efectiva: Comunicar al convocante quién será la persona designada para sustuitir las responsabilidades.

Es responsabilidad del convocante enviar la convocatoria previamente así como compartir el material de apoyo que se verá en la reunión.

Es responsabilidad del convocado leer material compartido y llevar preguntas, comentarios y/o aportacciones preparadas y enlistadas

No se debe olvidar que todas las reuniones, ya sean presenciales o virtuales, deben tener un propósito, tanto para quien convoca como para convocados, gracias a ellas se cumple un objetivo establecido y significan un avance para progresar en proyectos.

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